Dans cette première partie, je vous propose de centrer mon article sur la mise en place et les trois étapes essentielles de l’organisation de votre événement : le format et l’objectif.
Introduction
Pour ce nouvel article de blog, j’ai choisi de vous parler des étapes essentielles à une communication d’événement réussie.
Comme vous le savez déjà ou allez le découvrir au fil de ce blog, j’ai choisi de vous parler de ma passion pour l’événementiel, que ce soit au travers de sujets stratégiques ou bien de sujets beaucoup plus techniques – à venir dans les prochains articles.
Avant propos !
Bien souvent et surtout pendant mes dernières années de mon parcours professionnel, j’ai pu me rendre compte de la difficulté de communiquer sur un événement. Certainement par le simple fait que lorsque vous organisez un événement, la communication se retrouve dans les choses à faire, que l’on fera, mais pas maintenant !
Une chose est très claire, si vous avez choisi d’organiser un événement, ce n’est pas que pour les beaux yeux de votre direction, de vos collaborateurs, de vos partenaires, etc. mais c’est bel et bien pour obtenir des résultats !!
il faut alors, vous le comprendrez bien, absolument passer par quelques étapes préalable notamment définir vos objectifs car votre axe de communication va dépendre des résultats que vous souhaitez obtenir tout simplement !
les étapes à suivre
Aujourd’hui que votre événement soit en digital ou en présentiel, ou les deux, en format hybride, nous avons une chance incroyable de pouvoir communiquer de façon plus agile avec les nouveaux médias ! Nous avons les réseaux sociaux, qui grâce à leur interactivité et la visibilité vous permettent de communiquer vers votre audience et à moindres coûts.
Afin de tirer le meilleur parti des médias sociaux pour réussir votre communication de votre événement, vous devez déjà vous poser quelques questions fondamentales et vous donner des objectifs clairs!
Quelle sera la forme de mon événement ? Combien de participant je souhaite accueillir et quelle est la cible de mes participants ? Comment vais-je les recruter ? Quels vont être mes « faire venir » ? Est-ce que j’ai besoin de sponsors ? Combien cela va me couter ? et Quels sont mes objectifs ?
Bien définir votre format et vos objectifs
La première étape est de bien réfléchir à la manière dont vous souhaitez organiser votre événement et à aux objectifs que vous souhaitez obtenir !
Quels sont les formats ?
Il existe de nombreux formats possibles qui permettent de rassembler vos invités
- salons
- festivals
- conférences
- remises de prix
- tables rondes
- séminaires
- webinaires
- expositions
- etc.
Quels sont les objectifs attendus ?
- Cherchez-vous à éduquer, vendre, réseauter ou renforcer des relations existantes ? etc.
- Recherchez vous plus de notoriété, faire connaitre votre activité, prospecter de nouveaux clients ? Accroître le rayonnement de votre entreprise ?
- Qu’allez vous proposer à vos invités ? quel type d’expérience ?
- Est-ce un nouveau produit ? Est-ce un service que vous souhaitez mettre en avant ?
- Souhaitez vous montrer l’expertise de vos collaborateurs ? informer ou convaincre de nouveaux prospects ? etc.
Conclusion
Organiser un événement que ce soit pour une vingtaine ou plusieurs milliers d’invités requière toujours la même méthodologie, il faut partir de vos besoins, de vos objectifs.
Nous verrons dans une seconde partie en détail comment optimiser le recrutement de ses invités. Puis dans une troisième et dernière partie comment communiquer, faire vivre votre événement en amont, pendant et après sa tenue, quels sont les différents supports de communication.
Je vous donne rendez-vous début octobre pour la suite de cette série d’articles sur l’organisation de votre événement 😉 Alors on se revoit bientôt 👀 ?
