Le recrutement, étape essentielle à l’organisation de votre événement ! Partie 2/3

Afin de tirer le meilleur parti des médias sociaux pour réussir votre communication de votre événement, vous devez connaitre votre cible. L’étape recrutement est une étape importante car ce sera ou non un des facteurs de succès de votre événement.

• Combien de participant je souhaite accueillir ?
• Quelle est la cible ?
• Comment je vais les recruter ?
• Pourquoi seront-ils intéressés ? Quels vont être mes « faire venir » ?
• Est-ce que je dois m’associer avec un organisme, un partenaire, un sponsor… ? Quel en sera le coût ?

Comment s’adresser à votre cible ? Comment allez la chercher ?

Maintenant que vous avez bien en tête le format, que vos objectifs sont clairs, il s’agit de recruter des invités pertinents. Voici une liste de questions à vous poser pour vous assurer d’avoir les bons participants :

• Qui est mon public cible ?
  Quels sont leurs postes, leurs secteurs d’activité, leur taille d’entreprise, leur emplacement géographique ? etc. Cherchez-vous des cadres supérieurs, est-ce des professionnels, des débutants, est-ce des étudiants ? etc.
  
• Quel est le profil idéal de l’invité ? Quels sont les critères d’exclusion ?
  – Est-ce que vos invités sont des professionnels, du grand public ?
  – Est-ce que ce sont membres de votre communauté, est-ce que vous ne souhaitez accueillir que des prospects ? Il faudra alors soit solliciter vos bases de données clients, soit aller chercher de nouveaux profils via des locations de BDD ou en contractant des partenariats avec des sociétés qui pourront vous apporter de nouveaux visiteurs.
  – Y a-t-il des personnes ou des profils que vous ne souhaitez pas inviter ? auquel cas vous devez modérer chacune des inscriptions.
  
• Quels sont les avantages pour vos invités ? Pourquoi viendraient ils ? Quelle valeur leur apporterez vous ? Quel type de contenu sera présenté ? Le contenu de votre événement est-il adapté aux besoins et aux intérêts de vos invités potentiels ?
  – Ateliers, conférences, tables rondes, discours d’ouverture, présentations … ils apportent un éclairage sur une ou des thématiques phares qui font l’actualité et crédibilisent votre événement.
  – Organisez vous votre événement autour de zones de rencontres : expositions, stands, salle de repas et pauses café favorisant les échanges entre les publics.
  – Prévoyez vous des démonstrations, performances artistiques ou même des activités de bien-être.
  – Networking et réseautage sont des moments de convivialité professionnelle que vos invités peuvent apprécier, cela permet d’avoir des échanges professionnels rapides et efficaces.
  – Une séance de dédicaces, des micros trottoirs … sont aussi des contenus qui valorisent votre événement et vos invités !
• Quelle est la capacité du lieu qui sera dédié à votre événement ? Combien d’invités pouvez-vous accueillir confortablement, compte tenu de l’espace, du budget et de la logistique ? Si vous prévoyez un événement en extérieur, vérifiez que vous auriez la possibilité de faire rentrer ou de mettre à l’abri vos invités si par malchance le temps changeait (tente ou salle) !
  • À noter : Vérifiez bien avec le lieu où vous envisagez d’organiser votre événement, leur recommandation et les règles en matière de capacité, il existe plusieurs catégories d’ERP – Etablissements Recevant du Public.
    La règle est simple : Pour calculer le nombre maximum d’invités que vous pouvez accueillir, il suffit de diviser la surface totale de votre espace par 4. Ex. Pour 200m², la capacité d’accueil de votre espace est de 50 invités (surface bien entendue sans construction)
    
• Est-ce que vous prévoyez de contacter des partenaires, sponsors ou intervenants ?
  Ont-ils des suggestions ou des exigences en matière d’invités ? Comment seront-ils impliqués ? Travailler la collaboration en transparence et équité, aucune des parties prenantes ne doit être lésée. Pensez gagnant-gagnant est une garantie de succès pour votre événement.
  
• Quelle est ma stratégie de relance ?
  Comment allez-vous encourager les inscriptions et assurer un taux de participation élevé ? S’adapter et analyser chaque communication envoyée. Comment relancer après des vacances par exemple ? Faut-il prévoir une incitation supplémentaire à faire venir ? Quel niveau de relance est prêt à accepter notre cible afin de ne pas les désengager de notre communauté ? … Sur quels supports je les contacte car après tout il existe de nombreux canaux d’acquisitions que nous verrons dans le prochain article de blog.

Conclusion

Organiser un événement que ce soit pour une vingtaine ou plusieurs milliers d’invités requière toujours la même méthodologie, il faut partir de vos besoins, de vos objectifs (vu en partie 1) de ce dossier ici et de votre stratégie de recrutement… Nous verrons dans une troisième partie comment communiquer.
Faire vivre votre événement en amont, pendant et après sa tenue, quels sont les différents supports de communication et comment je m’adresse à mes invités ? Quelle est ma stratégie de relance ? Alors on se revoit bientôt 👀 ?

Le petit bonus : en savoir plus sur la classification des établissements recevant du public

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